Apostille, Προξενική Θεώρηση και Επίσημη Μετάφραση: Πλήρης Οδηγός

«Χρειάζομαι επίσημη μετάφραση; Σφραγίδα της Χάγης (Apostille); Ή μήπως Προξενική Θεώρηση;». Πρόκειται για συχνές ερωτήσεις που έχετε όταν καλείστε να καταθέσετε ένα έγγραφο σε φορέα του οποίου η γλώσσα είναι διαφορετική από αυτή του εγγράφου σας. Και σε αυτές ακριβώς θα προσπαθήσουμε να απαντήσουμε στη συνέχεια.

Η βεβαίωση της γνησιότητας ενός εγγράφου παρέχει νομική ασφάλεια, η ύπαρξη της οποίας γίνεται ακόμα πιο επιτακτική όταν ένα έγγραφο κατατίθεται σε χώρα διαφορετική από αυτήν της έκδοσής του. Η βεβαίωση της γνησιότητας αυτής γίνεται καταρχήν με την Προξενική Θεώρηση, εκτός και αν τα εμπλεκόμενα κράτη έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης, οπότε χρειάζονται Apostille. Μια τρίτη περίπτωση είναι να μην χρειάζονται κανενός είδους επικύρωση είτε επειδή έχουν συνάψει διμερή συμφωνία ή έχουν προσχωρήσει σε πολυμερή σύμβαση είτε επειδή δεσμεύονται από Κανονισμό της ΕΕ.

Καταρχάς, ενδέχεται ένα έγγραφο να υπάγεται σε ειδικό καθεστώς και να μη χρειάζεται κανενός είδους επικύρωση. Και με τον όρο «ειδικό καθεστώς» αναφερόμαστε στην προκειμένη σε πρόβλεψη κατάργησης της υποχρέωσης επικύρωσης για συγκεκριμένα έγγραφα, είτε από Κανονισμό της ΕΕ, οπότε δεσμεύει άμεσα όλα τα κράτη της, είτε από διμερή ή πολυμερή συμφωνία, οπότε δεσμεύει μόνο τα συμβαλλόμενα μέρη.

Η Ελλάδα, ως κράτος-μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης δεσμεύεται άμεσα από τους σχετικούς Κανονισμούς της, ενώ παράλληλα έχει συνάψει διμερείς συμβάσεις ή έχει προσχωρήσει σε πολυμερείς συμφωνίες, οι οποίες καταργούν την απαίτηση επικύρωσης για συγκεκριμένα έγγραφα.

Η Σύμβαση της Χάγης υπεγράφη για πρώτη φορά στις 5 Οκτωβρίου 1961 και κυρώθηκε από τη χώρα μας με τον  Ν.1497/1984 (ΦΕΚ Α’ 188/27-11-1984). Με την κύρωσή της, καταργήθηκε η υποχρέωση προξενικής θεώρησης των αλλοδαπών δημόσιων εγγράφων, στα οποία πλέον αρκεί να τεθεί η Σφραγίδα της Χάγης, άλλως γνωστή ως Apostille, η οποία βεβαιώνει τη γνησιότητα της υπογραφής και την ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο.

Οι δύο βασικές προϋποθέσεις για τη χορήγηση της Apostille είναι α) να έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση τόσο το κράτος έκδοσης του εγγράφου όσο και το κράτος στο οποίο θα προσκομισθεί (χωρίς να έχουν προβάλει μεταξύ τους αντιρρήσεις) και β) να πρόκειται για έγγραφα τα οποία εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της.

Για όσες περιπτώσεις δεν ισχύει κάποιο ειδικό καθεστώς, καθώς και για όσα κράτη δεν έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης (ή έχουν προσχωρήσει αλλά η άλλη χώρα έχει εγείρει αντιρρήσεις), ισχύει η υποχρέωση χορήγησης Προξενικής Θεώρησης.

Η διαδικασία της προξενικής θεώρησης είναι πιο περίπλοκη καθώς προϋποθέτει την επίσημη μετάφραση του εγγράφου και δύο διαδοχικές επικυρώσεις: μία από τις αρμόδιες αρχές της χώρας προέλευσης του εγγράφου και μία από τις προξενικές αρχές της χώρας υποδοχής.

Τόσο η Σφραγίδα της Χάγης όσο και η Προξενική Θεώρηση βεβαιώνουν τη γνησιότητα της υπογραφής και την ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο. Παρά την ομοιότητά τους αυτή, ωστόσο, οι διαφορές μεταξύ τους είναι αρκετές:

α) Χώρες: Η πρώτη διαφορά τους είναι ότι η Apostille τίθεται στα δημόσια έγγραφα όλων των συμβαλλόμενων στη Σύμβαση της Χάγης χωρών. Αντίθετα, η Προξενική Θεώρηση τίθεται στα δημόσια έγγραφα όλων των υπόλοιπων χωρών που είτε δεν έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης, είτε η χώρα με την οποία γίνεται η κυκλοφορία του εγγράφου έχει προβάλει αντιρρήσεις στην προσχώρησή τους.

β) Αρμόδιοι Φορείς: Για τη χορήγηση της Apostille, αρμόδιοι φορείς είναι, ανάλογα με το είδος του εγγράφου, οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, οι Περιφέρειες και τα Πρωτοδικεία. Για τη χορήγηση της Προξενικής Θεώρησης, από την άλλη, αρμόδιοι φορείς είναι το Υπουργείο Εξωτερικών και οι Πρεσβείες ή τα προξενικά τμήματα της χώρας προέλευσης του εγγράφου.

γ) Μορφή: Η Apostille η οποία τίθεται στο τέλος του εγγράφου ή σε πρόσθεμα, είναι μια σφραγίδα ή έντυπη φόρμα, που αποτελείται από δέκα αριθμημένα πεδία, γραμμένα στην επίσημη γλώσσα του τόπου της εκδούσας αρχής ή/και σε μια αναγνωρίσιμη γλώσσα. Η Προξενική Θεώρηση τίθεται και αυτή στο τέλος του εγγράφου, αλλά αποτελείται ουσιαστικά από δύο επικυρώσεις: μία από τη χώρα προέλευσης του εγγράφου, γραμμένη στη γλώσσα της, και μία από την προξενική αρχή της χώρας αποδοχής.

δ) Χρόνος Μετάφρασης: Σε αντίθεση με την Apostille που τίθεται πριν μεταφραστεί το έγγραφο, καθώς ενδέχεται να χρειάζεται και η ίδια μετάφραση, στην περίπτωση της Προξενικής Θεώρησης η μετάφραση προηγείται και οι επικυρώσεις δεν μεταφράζονται.

Όταν ο ενδιαφερόμενος καλείται να υποβάλει ένα έγγραφο σε χώρα διαφορετική από αυτήν της έκδοσής του, οφείλει να το προσκομίσει επίσημα μεταφρασμένο και με την κατάλληλη επικύρωση. Και ενώ μπορεί το έγγραφό του να απαλλάσσεται από την υποχρέωση επικύρωσης, το βέβαιο είναι ότι θα χρειαστεί να μεταφραστεί από αρμόδιο όργανο.

Η επίσημη μετάφραση είναι ουσιαστικά το ενιαίο φυσικό έγγραφο που αποτελείται α) από μετάφραση που φέρει κατάλληλη σφραγίδα, υπογραφή και βεβαίωση ως προς την ακρίβειά της και τη γλωσσομάθεια του μεταφραστή και β) από επικυρωμένο αντίγραφο του πρωτότυπου εγγράφου που έχει επιδειχθεί στον συντάκτη της.

Προκειμένου να γίνουν πιο κατανοητά όσα προαναφέρθηκαν παραθέτουμε ένα παράδειγμα. Για την πλήρη κατανόησή του, ωστόσο, σας προτείνουμε να διαβάσετε όλα τα επιμέρους άρθρα στα οποία σας παραπέμψαμε παραπάνω.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ

Έλληνας πολίτης, απόφοιτος Γεωπονίας ΑΠΘ, παντρεμένος, αναζητάει εργασία στην Αυστρία. Κατά την πρόσληψή του σε μια Αυστριακή εταιρεία του ζητάνε α) το πτυχίο του, β) πιστοποιητικό γάμου και γ) κάποιο διοικητικό έγγραφο που σχετίζεται άμεσα με εμπορική πράξη. Στην περίπτωση αυτή θα χρειαστεί:

α) Πτυχίο: Επίσημα Μεταφρασμένο + Με Apostille

Αιτιολόγηση: Τόσο η Ελλάδα όσο και η Αυστρία είναι μέλη της Σύμβασης της Χάγης.

β) Πιστοποιητικό Γάμου: Επίσημα Μεταφρασμένο – Καμία Επικύρωση

Αιτιολόγηση: Δεν απαιτείται κανενός είδους επικύρωση καθώς έχει εφαρμογή ο Κανονισμός ΕΕ 2016/1191, ο οποίος καταργεί την υποχρέωση επικύρωσης για τα εν λόγω έγγραφα και έχει άμεση εφαρμογή στις δύο χώρες ως μέλη της ΕΕ. Επικύρωση ωστόσο δεν απαιτούνταν ακόμα και πριν τη θέση σε εφαρμογή του Κανονισμού το 2019, καθώς η Ελλάδα και η Αυστρία είχαν προσχωρήσει στη Σύμβαση περί απαλλαγής από την επικύρωση ορισμένων πράξεων και εγγράφων (κυρωτικός ν.4231/2014).

γ) Διοικητικό Έγγραφο Εμπορικής Πράξης: Επίσημα Μεταφρασμένο – Προξενική Επικύρωση

Αιτιολόγηση: Παρόλο που η Ελλάδα και οι Αυστρία είναι μέλη της Σύμβασης της Χάγης, από το πεδίο εφαρμογής της εξαιρούνται ρητά τα διοικητικά έγγραφα που σχετίζονται άμεσα με εμπορική ή τελωνειακή πράξη, και συνεπώς θα ακολουθηθεί η οδός της Προξενικής Θεώρησης.

Συνοπτικά θα μπορούσαμε να ακολουθήσουμε το εξής σχήμα: Ειδικό Καθεστώς > Apostille > Προξενική Θεώρηση: