Η «Προξενική Θεώρηση» (ή Επικύρωση) αλλοδαπών δημόσιων εγγράφων αποτελεί επίσημη πράξη με την οποία βεβαιώνεται η γνησιότητα της υπογραφής, η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο και ενδεχομένως, η ταυτότητα της σφραγίδας που φέρει το έγγραφο.
Τί είναι η Προξενική Θεώρηση
Η «Προξενική Θεώρηση» (ή Επικύρωση) αλλοδαπών δημόσιων εγγράφων αποτελεί επίσημη πράξη με την οποία βεβαιώνεται η γνησιότητα της υπογραφής, η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο και ενδεχομένως, η ταυτότητα της σφραγίδας που φέρει το έγγραφο.
Για ποια κράτη ισχύει;
Η υποχρέωση χορήγησης Προξενικής Θεώρησης ισχύει για όσα κράτη δεν έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης (ή έχουν προσχωρήσει αλλά η άλλη χώρα έχει εγείρει αντιρρήσεις)ή σε άλλη σύμβαση που επιφυλάσσει ειδικό καθεστώς ως προς τη νομιμοποίηση των αλλοδαπών εγγράφων.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ
Η διαδικασία νομιμοποίησης ενός εγγράφου που έχει συνταχθεί στην Ελλάδα διαφέρει ανάλογα με τη χώρα στην οποία αυτό πρόκειται να προσκομισθεί:
α) Προσκόμιση στην Κύπρο: καμία επικύρωση
Αιτιολόγηση: Τα δημόσια έγγραφα που κυκλοφορούν ανάμεσα σε Ελλάδα και Κύπρο υπάγονται σε ειδικό καθεστώς καθώς με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 12 της από 5ης Μαρτίου 1984 διμερούς Συμβάσεως μεταξύ των δύο αυτών χωρών, ορίζεται ότι τα έγγραφα αυτά έχουν ρητώς απαλλαγεί από την επικύρωση.
β) Προσκόμιση στην Αυστρία: Σφραγίδα της Χάγης (Apostille)
Αιτιολόγηση: Τόσο η Ελλάδα όσο και η Αυστρία έχουν προσχωρήσει στη Σύμβασης της Επισημείωση της Σφραγίδας της Χάγης, η οποία προβλέπει ότι τα πιστοποιητικά που εκδίδονται στις χώρες που έχουν προσχωρήσει σε αυτήν, φέρουν τη Σφραγίδα της Χάγης (Apostille).
γ) Προσκόμιση στην Κίνα: Προξενική Θεώρηση
Αιτιολόγηση: Η Κίνα και η Ελλάδα δεν έχουν συνάψει σύμβαση απαλλαγής από την υποχρέωση επικύρωσης των εγγράφων και συνεπώς απαιτείται κάποιου είδους νομιμοποίησης των εγγράφων που θα κυκλοφορήσουν μεταξύ τους. Η νομιμοποίηση αυτή δεν μπορεί να γίνει με Apostille, καθώς μπορεί η Ελλάδα να έχει προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης, δεν έχει κάνει όμως το ίδιο και η Κίνα. Συνεπώς, ο μόνος τρόπος νομιμοποίησης είναι η Προξενική τους Θεώρηση.
δ) Προσκόμιση στο Περού: Προξενική Θεώρηση
Αιτιολόγηση: Τόσο η Ελλάδα όσο και το Περού έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης αλλά η χώρα μας έχει προβάλει αντιρρήσεις στην προσχώρησή του (όπως και για το Ουζμπεκιστάν, το Κιργιστάν και τη Μογγολία). Συνεπώς η Σύμβαση της Χάγης δεν έχει εφαρμογή μεταξύ τους και τα έγγραφα που κυκλοφορούν ανάμεσά τους χρειάζονται Προξενική Θεώρηση.
Για ποια έγγραφα ισχύει;
‘Όσον αφορά στις κατηγορίες εγγράφων που χρήζουν προξενικής θεώρησης, συνάγεται εξ αντιδιαστολής από τις διατάξεις του αρ.1 του ν. 1497/1984, με τον οποίον κυρώθηκε η Σύμβαση της Χάγης από τη χώρα μας, ότι για τα Κράτη που δεν έχουν προσχωρήσει στη σχετική Σύμβαση, παραμένει ισχύουσα η υποχρέωση προξενικής θεώρησης για όλα τα έγγραφα που απαριθμούνται στο ανωτέρω άρθρο.
Ως δημόσια έγγραφα, κατά την έννοια της Σύμβασης (αρ.1 παρ.2), θεωρούνται τα έγγραφα που προέρχονται από αρχή ή δημόσιο υπάλληλο δικαιοδοτικού οργάνου του Κράτους, τα διοικητικά και τα συμβολαιογραφικά έγγραφα. Ωστόσο, και ιδιωτικά έγγραφα μπορούν να θεωρηθούν δημόσια, εάν προηγουμένως η αρμόδια δημόσια αρχή βεβαιώσει το γνήσιο της υπογραφής του υπογράφοντος το έγγραφο (αρ.11 παρ.1 του Ν.2690/1999 και αρ.16 παρ.3 του Ν.3345/2005). Ιδιωτικά έγγραφα θεωρούνται ενδεικτικά τα ιδιωτικά συμφωνητικά, τα έγγραφα ιδιωτικών εκπαιδευτικών και νοσηλευτικών ιδρυμάτων, καθώς και τα έγγραφα εταιρειών.
Η Προξενική Θεώρηση χορηγείται σε πρωτότυπα έγγραφα, ή σε ακριβή αντίγραφα της εκδούσας αρχής τα οποία έχουν ισχύ πρωτοτύπου. Αυτό σημαίνει ότι δεν χορηγείται σε επικυρωμένα αντίγραφα που έχουν εκδοθεί από δικηγόρους, ΚΕΠ, αστυνομικά τμήματα, ή άλλες δημόσιες υπηρεσίες, ούτε βέβαια εφαρμόζεται σε απλά φωτοαντίγραφα, σε έγγραφα που έχουν ληφθεί μέσω FAX ή email και εν συνεχεία εκτυπωθεί.
Η διαδικασία χορήγησης Προξενικής Θεώρησης
Η διαδικασία της προξενικής θεώρησης διαφέρει από χώρα σε χώρα αλλά σε γενικές γραμμές περιλαμβάνει τη μετάφραση του εγγράφου και δύο διαδοχικές επικυρώσεις. Ας υποθέσουμε ότι η χώρα προέλευσης = Α και η χώρα αποδοχής = Β:
1ο) Μετάφραση
Το έγγραφο μεταφράζεται από αρμόδιο όργανο στην Α.
2ο) Έλεγχος από χώρα προέλευσης
Η αρμόδια αρχή στην Α (συνήθως το Υπουργείο Εξωτερικών της) ελέγχει εάν το έγγραφο έχει υπογραφεί από τις κατάλληλες αρχές στην ίδια χώρα., και μετά τον έλεγχο, τοποθετεί μια σφραγίδα ή ένα αυτοκόλλητο πάνω στο έγγραφο, το οποίο το επιβεβαιώνει.
3ο) Έλεγχος από χώρα υποδοχής
Στη συνέχεια, η οικεία Προξενική Αρχής της Β στην Α ελέγχει το έγγραφο και τοποθετεί άλλη μια σφραγίδα ή αυτοκόλλητο σε αυτό. Ενδέχεται, ωστόσο, στην ενέργεια αυτή να προβεί και η Προξενική Αρχή της Α στην Β.
Όσον αφορά τη χώρα μας, ειδικότερα, για έγγραφα προέλευσης από συγκεκριμένα κράτη μη-μέλη της Σύμβασης της Χάγης, η επικύρωση γίνεται μόνο μέσω της αρμόδιας ελληνικής προξενικής Αρχής, στις οικείες χώρες. Οι χώρες αυτές είναι: ΑΙΘΙΟΠΙΑ, ΑΛΓΕΡΙΑ, ΑΦΓΑΝΙΣΤΑΝ, ΓΚΑΝΑ, ΕΡΥΘΡΑΙΑ, ΙΝΔΟΝΗΣΙΑ, ΙΡΑΚ, ΙΡΑΝ, ΚΕΝΥΑ, Λ.Δ. ΚΟΝΓΚΟ, ΛΙΒΥΗ, ΜΑΛΙ, ΜΑΡΟΚΟ, ΜΠΑΓΚΛΑΝΤΕΣ, ΝΙΓΗΡΙΑ, ΠΑΚΙΣΤΑΝ, ΣΕΝΕΓΑΛΗ, ΣΟΥΔΑΝ, ΣΡΙ ΛΑΝΚΑ, ΦΙΛΙΠΠΙΝΕΣ.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ
Για να γίνει αποδεκτό κινεζικό δημόσιο έγγραφο από τις ελληνικές αρχές, απαιτείται κατά σειρά:
1. Να μεταφρασθεί από την κινεζική και να επικυρωθεί από Κινέζο συμβολαιογράφο.
2. Να επικυρωθεί από το κινεζικό Υπουργείο Εξωτερικών ή από τα αρμόδια Γραφεία Εξωτερικών Υποθέσεων.
3. Να επικυρωθεί από την αρμόδια ελληνική Προξενική Αρχή στην Κίνα.
Η μορφή του επικυρωμένου εγγράφου
Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας, στο τέλος του εγγράφου θα υπάρχουν δυο επικυρώσεις: η πρώτη θα είναι της χώρας προέλευσης, γραμμένη στη γλώσσα της, με τη μορφή αυτοκόλλητου ή σφραγίδας, ενώ η άλλη θα είναι της προξενικής αρχής της χώρας αποδοχής στη χώρα προέλευσης με παρόμοια μορφή.
